O que é Gestão de documentos?
A Gestão de Documentos, de acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, consiste em um “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
Ou seja, gestão de documentos é um conjunto de processos que envolve a organização, o armazenamento e o uso inteligente dos arquivos da empresa. Todo esse procedimento irá considerar as características específicas dos documentos, as necessidades da empresa e os tipos de documentos que são produzidos, sejam eles físicos ou digitais.
Qual sua importância?
Ao longo dos anos de funcionamento, o volume de documentos produzidos por qualquer empresa ou órgão público, aumenta exponencialmente. Esse acúmulo natural de documentos pode gerar alguns problemas como: falta de espaço, lentidão nos processos e até perda de informações importantes, o que torna a gestão de documentos absolutamente necessária para o funcionamento da organização.
Toda empresa ou órgão público precisa lidar com a produção e armazenamento de muitas informações e documentos relacionados as suas atividades, nesse contexto então, a gestão de documentos é essencial para garantir que todas as informações úteis para os negócios sejam rapidamente acessadas.
Colocar em prática a gestão de documentos de maneira eficiente, permite que as corporações criem processos para armazenar e controlar todos os seus tipos de documentos corretamente, mas, realizar esse gerenciamento é uma tarefa complexa, pois depende muito das especificidades das informações produzidas na instituição.
Com a transformação digital, os métodos para realizar essa gestão se modernizaram. Assim, diversas ferramentas tecnológicas surgiram no mercado para ajudar nessa missão, portanto, em um cenário marcado pelo crescimento dos fluxos de dados gerados e armazenados, as empresas precisam ser capazes de aprimorar suas técnicas e encontrar as melhores soluções para fazer essa gestão de documentos da forma que melhor atenda suas demandas.
Alguns benefícios da Gestão de Documentos:
Fazer a gestão de documentos traz inúmeros benefícios, a médio e longo prazo, alguns deles são:
- Aumento da produtividade, pois permite mais agilidade no desenvolvimento de atividades diárias;
- Redução de custos com espaço físico;
- Melhor controle, segurança e agilidade na busca dos documentos;
- Possibilita a eliminação de documentos que já cumpriram sua função administrativa;
- Facilita a tomada de decisões e a gestão empresarial como um todo.
Como fazer a gestão de documentos na sua instituição?
Para uma gestão eficiente o primeiro passo é ter profissionais preparados que atuam na área e que entendam de documentação. O Arquivista é o profissional habilitado e mais capacitado para essa missão pois, ele organiza, reúne, preserva, controla e fornece acesso a informação orgânica e registrada.
Além de profissionais capacitados, também podemos contar com empresas que atuam nesse segmento, como a Proarquivo, que possui uma equipe multidisciplinar e capacitada para atender as diversas demandas dentro dessa gestão, seja com consultorias, criação de TTD, digitalização, sistemas informatizados e até, guarda documental.
Nós, da Proarquivo, trabalhamos com a melhor tecnologia para gestão física e digital de arquivos, o que permite oferecer uma excelente relação custo benefício para os clientes, além de muita rastreabilidade e segurança nos processos.
Texto com a colaboração das arquivistas: Kimberly Lima Oliveira e Giselly Cristina M. Teles
