O que são documentos contábeis?
Documentos contábeis são os registros que contêm dados e informações que posteriormente serão utilizados pelo setor contábil da empresa. Eles surgem a partir dos registros financeiros, contratos de vendas e outros fatos que acontecem no ambiente empresarial. Estes documentos são entregues ao contador para que posteriormente ele envie declarações e comprovantes aos órgãos públicos, demonstrando a regularidade tributária do negócio. Por isso é de grande importância sua gestão.
Os documentos contábeis são essenciais, por isso exigem extremo cuidado em sua organização e no próprio arquivo, pois devem ser mantidos sem rasuras ou qualquer outro tipo de deterioração. Sem os documentos contábeis, é impossível que o contador execute todas as rotinas administrativas e de contabilidade necessárias para o bom funcionamento da empresa.
Principais documentos contábeis de uma empresa:
Agora que você já sabe de sua importância, vamos a alguns exemplos desses tipos de documentos:
- Documentos fiscais (notas de produtos e serviços, cupons etc.)
- Extratos bancários
- Comprovantes de recolhimento de tributos e pagamentos diversos (GRU, Darf etc.)
- Comprovante de pagamentos de encargos trabalhistas/Documentos trabalhistas
- Contratos de serviços e trabalhos diversos
Como é feita a guarda e a conservação dos documentos contábeis?
Assim como os documentos do Departamento Pessoal, os documentos contábeis também são uma parte importante da empresa e por isso é importante pensar sobre sua boa conservação e seu tempo de guarda.
Cada documento, dependendo da sua tipologia, tem seu tempo de armazenamento determinado, possibilitando assim segurança jurídica para a empresa ao longo desse período. Dentro dele, a Receita Federal poderá fazer solicitações e a empresa deverá apresentar, física ou digitalmente, para cumprir a exigência.
Boa parte dos documentos da contabilidade de uma empresa, possui um tempo de guarda de 5 anos, mas isso não é uma regra geral. E mesmo que possa parecer pouco tempo, esses documentos devem ser mantidos sem rasgos, rasuras ou qualquer outro tipo de avaria que venha a tornar duvidosa sua autenticidade.
Recomenda-se que sejam arquivados em ordem cronológica de data e em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais, separados e arquivados por mês, por trimestre ou por ano, em conformidade com o volume de documentos da empresa. Essa organização ainda pode ser dividida por exemplo, em demonstrativos financeiros, que seriam o balanço patrimonial, DRE, fluxo de caixa, etc., e as obrigações acessórias, como impostos, tributos, encargos e contribuições. Atualmente, esse arquivamento também pode ser feito utilizando a tecnologia, como por exemplo, o arquivamento digital por meio de servidores na nuvem que são acessados utilizando um certificado digital.
E qual a sua importância?
Podemos concluir que documentos contábeis desempenham um papel fundamental nas empresas. Negligenciar essa gestão pode gerar erros, falhas ou omissões nas informações, além de complicações jurídicas, insegurança na tomada de decisões, falhas internas e outras questões que podem comprometer a sobrevivência de uma empresa.
Sendo assim, a boa gestão desses documentos facilita o cumprimento das obrigações principais e acessórias, permitindo então o melhor gerenciamento do negócio em sua totalidade.
Texto com a colaboração das arquivistas: Kimberly Lima Oliveira / Giselly Cristina M. Teles
