Quando falamos de documento hospitalar o que vem à cabeça imediatamente é o prontuário médico do paciente, mas existem outros documentos que também são comuns e que precisam de uma boa gestão, sendo eles:
- Prescrições médicas;
- Laudos de exames;
- Atestados;
- Exames laboratoriais e de imagem;
- Autorizações dos planos de saúde;
- Contas médicas
- Guias de exames e internações
- Receitas de medicamentos.
Os documentos citados acima estão ligados à parte médica, documentos gerados pela necessidade do paciente.
Mas num hospital, assim como em qualquer outra empresa, também contamos com documentos da área administrativa, documentos contábeis e do setor de gestão de pessoas também. Nesse contexto, o desafio dos gestores é atender todas as áreas que compõem a gestão de documentos nos hospitais.
COMO DEVE SER FEITA A GUARDA DESSES DOCUMENTOS:
A gestão de documentos hospitalares é de suma importância pois permite um maior controle das informações e mais agilidade nos trâmites com os documentos.
A Lei 13.787/2018 orienta a guardar os prontuários por exemplo por no mínimo 20 anos, sejam em suporte de papel ou digitalizados, a contar do último registro, isso porque esses registros contêm o histórico do paciente e não podem ser perdidos. Após esse período de tempo, os documentos podem ser eliminados.
Uma boa sugestão na gestão desses documentos é a digitalização, pois digitalizar esse acervo é uma forma de agilizar os atendimentos e também reduzir custos, considerando que a guarda física pode ocupar muito espaço e muitas vezes isso pode significar gastos elevados para o hospital. Com a digitalização conseguimos garantir a integridade desses arquivos no decorrer do tempo e também maior agilidade na organização, controle e rastreabilidade das informações.
Há também a sugestão do uso de sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED) para hospitais, que atende às principais necessidades das instituições na guarda e manuseio desses arquivos. Eles podem proteger os arquivos do acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados, por exemplo. Em todos os âmbitos de guarda e gestão, a Proarquivo pode ajudar a sua empresa, seja com sistemas, digitalização ou a própria guarda física desses documentos.
LEI 13.787/2018
A gestão de documentos hospitalares é uma questão muito debatida na administração de hospitais e clínicas médicas, afinal de contas, as instituições de saúde lidam com muitos dados pessoais e informações sensíveis.
Foi por causa desses debates que em 2018, a partir da aprovação da LEI 13.787/18,foi regulamentada a digitalização dos prontuários dos pacientes (documento hospitalar de maior relevância no contexto médico) por exemplo, porém, nesse processo de digitalização se faz necessário utilizar o certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outro padrão legalmente aceito para que seja de fato validado.
De acordo com a lei, todos os prontuários de pacientes devem estar armazenados e disponíveis em ambientes digitais para que seja preservada sua integridade, autenticidade e confidencialidade. Sendo assim, com a validação da digitalização (desde que obedeça às normas), ela facilita a gestão, diminui o tempo de busca e pode até reduzir o uso de papéis nas instituições de saúde.
Texto com a colaboração das arquivistas: Kimberly Lima Oliveira / Giselly Cristina M. Teles
