Com a evolução da sociedade, cada vez mais informada e digital, estamos passando por uma verdadeira transformação digital. Essa transformação está tornando o mundo cada vez mais globalizado, as informações são acessadas e transmitidas rapidamente, basta apenas um clique.
O uso de computadores e smartphones, atualmente, fazem parte da realidade de quase todos os brasileiros. Na esfera empresarial, onde haviam muitos trabalhos manuais, lentos e burocráticos estão sendo substituídos por computadores e sistemas. Vivemos na chamada sociedade da informação onde a produção de informações e o volume de documentos é muito grande e requer uma efetiva gestão dos documentos gerados e recebidos.
Com a produção acelerada e desenfreada de informação, muito tempo é perdido na busca por documentos, estes que na maioria das vezes estão armazenados indevidamente ou desorganizados. É muito comum que os funcionários percam dias para recuperar um documento. Essa procura faz com que as pessoas produzam menos, pois gastam boa parte do tempo de trabalho tentando encontrar informações necessárias à realização de suas atividades.
Hoje, guardar os documentos em suporte digital facilita a busca e recuperação das informações, principalmente por meio de um sistema GED.
Mas afinal, o que é o GED?
Gestão Eletrônica de Documentos ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos é, de maneira mais ampla, uma ferramenta que possibilita de forma simples criar, controlar, arquivar, compartilhar e recuperar documentos. Este gerenciamento facilita o acesso aos documentos de forma rápida e segura, pois é realizado pela internet.
O site ECM GED – Enterprise Content Management, Gestão Eletrônica de Documentos (2021), descreve a Gestão eletrônica de documentos como um conjunto de tecnologias, que em seu sentido mais amplo, significa assegurar acesso pleno aos documentos e às informações necessárias à tomada diária de decisões e à garantia de deveres e direitos. Essa gestão de documentos garante uma economia e eficácia na produção e no uso dos documentos, segundo os quais a informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível.
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um recurso que oferece agilidade e o acesso às informações. Ela visa solucionar o acúmulo de papel, que hoje é um dos principais problemas encontrados dentro das organizações. Um sistema GED pode ser implantado em qualquer instituição sendo ela grande ou pequena, pública ou privada. No entanto, para garantir o sucesso do uso dessa ferramenta devem ser analisadas as necessidades da empresa e também os impactos positivos e negativos que poderá acarretar na realização das tarefas diárias desta instituição.
Benefícios do GED
Em 2018 o site Acervo publicou uma matéria onde cita algumas vantagens da implantação de um GED, sendo elas: Aumento da produtividade; Controle de acesso; Redução de custos; e Acesso remoto aos documentos.
Contudo, quando usado de maneira adequada, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é possível perceber algumas outras vantagens como: Conservação dos documentos originais em papel; Acesso por múltiplos usuários; Disponibilização de espaço físico; e Padronização no arquivamento.
Em linhas gerais, podemos descrever um GED, como uma solução tecnológica que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma física ou digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.
A Gestão Eletrônica de Documentos – GED, ainda é um sistema de gestão de documentos relativamente nova, e por isso ainda se encontra em constante inovação. Inicialmente o GED era apenas para visualizar um documento que foi digitalizado, mas hoje há a possibilidade de se inserir várias outras funcionalidades.
GED Proarquivo
A Proarquivo possui um Software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos com acesso web e muitas outras funcionalidades. No GED da Proarquivo você pode contar com:
- Repositório e aplicação hospedado na AWS
- Workflow
- Assinatura eletrônica e digital
- Amplo campo para metadados
- Atendimento ao decreto 10.278/2020
Com a melhor tecnologia proporcionada para uma gestão com precisão e um conjunto completo de produtos e serviços para Gestão de Documentos e Processos, essa implantação de soluções baseada nos conceitos tecnológicos de GED/ECM e BPM/Workflow ainda garante muitos benefícios aos nossos clientes. Dentre eles estão:
- Redução de custos com cópias e impressões de documentos;
- Distribuição, balanceamento e controle das atividades;
- Pesquisa, visualização, e compartilhamento inteligente dos dados e documentos;
- Facilidade e rapidez na consulta;
- segurança dos dados e imagens (restrições de acesso);
- Economia de espaço físico.
Texto com a colaboração das arquivistas: Kimberly Lima Oliveira e Giselly Cristina M. Teles
