O que é indexação?
A indexação de documentos é a identificação de atributos específicos de um documento para simplificar e agilizar a localização e recuperação precisa de um documento.
É um processo feito principalmente em documentos digitalizados. Sem a digitalização, não existe indexação. E uma digitalização de alta qualidade precisa da indexação para estar completa e oferecer todos os benefícios. As duas estão diretamente ligadas.o
Logo após concluídas todas as etapas de digitalização, o documento será indexado baseado no planejamento realizado previamente. Inicialmente os documentos são digitalizados e, por meio de uma padronização, é aplicado o OCR (Optical Character Recogntion), mais conhecido como “ocerização”.
Indexar nada mais é que identificar um documento digitalizado através de atributos específicos. Uma fatura, por exemplo, pode ser indexada por nome do fornecedor, número do pedido, data ou alguma outra característica. Essas características são as palavras-chave que farão com que o documento seja encontrado com mais facilidade posteriormente.
Quando há a necessidade de encontrar um documento com agilidade, a indexação facilita a busca, visto que basta digitar uma informação específica no campo de buscas para que os documentos que contenham essa informação apareçam.
Existem vários modos de indexar documentos e arquivos digitais, o jeito de aplicar esse processo varia de uma empresa para outra e até mesmo de um usuário para outro. Mesmo que mais de um documento contenha a mesma informação, ainda assim este índice facilita a busca, pois irá reduzir a quantidade de documentos que deverão ser checados.
É importante que a indexação do documento seja feita com precisão, caso contrário, será quase impossível recuperar um documento digitalizado.
Quais suas vantagens?
Existem vários benefícios em se indexar documentos, como:
- Localização de documentos com rapidez: os documentos em formato digital quando bem indexados e armazenados em um GED, se tornam mais fáceis de serem pesquisados e recuperados sempre que for necessário.
- Aprimoramento das atividades diárias: Ao usar termos de pesquisa apropriados para indexar seus documentos, você está possibilitando que a equipe gaste menos tempo pesquisando em caixas e mais tempo fazendo o que é realmente relevante para a instituição.
- Padronização: Com a definição dos campos chaves utilizadas na indexação dos documentos, a instituição irá obter padronização dos seus processos organizacionais e também obter mais eficiência no controle do ciclo de vida dos documentos, o que torna o gerenciamento deles mais simples.
- Redução de custos: Ao passo que a eficiência da recuperação de documentos é aprimorada, os custos operacionais associados à busca de documentos são drasticamente reduzidos. Uma explicação lógica para isso, por exemplo, é que você passa a depender menos de recursos humanos para fazer o trabalho de gerenciamento e recuperação de documentos.
Indexação X Catalogação
É comum, muitas pessoas confundirem catalogação com indexação ou até mesmo com a classificação. Embora o termo catalogação seja frequentemente utilizado com o sentido de classificação (e vice-versa), essas três operações são distintas.
A catalogação consiste em registrar um conjunto de informações sobre um determinado documento ou conjunto de documentos. As informações registradas variam de acordo com o tipo de documento que está sendo catalogado. No entanto é uma atividade geralmente relacionada a Biblioteconomia, comumente usado para livros.
Já o objetivo principal da indexação é garantir a capacidade de pesquisar e recuperar instantaneamente as informações contidas nos documentos digitalizados. Ele também pode ajudar a melhorar a eficiência do escritório, permitindo que seus funcionários pesquisem informações sem a necessidade de vasculhar caixas de arquivos.
A classificação de documentos é o processo aplicado para organizar informações por grupos de assuntos e facilitar a localização dos documentos, estejam eles em papel ou em formato digital. As instituições podem aplicar seus próprios padrões para a classificação dos documentos gerados no dia a dia, porém, existem alguns pré-definidos que contemplam praticamente todos os tipos de informações das atividades meio das empresas e órgãos.
Texto com a colaboração das arquivistas: Kimberly Lima Oliveira e Giselly Cristina M. Teles
