Também conhecida pelos nomes: Prontuário do funcionário/colaborador e/ou Assentamento funcional. A pasta funcional do colaborador é o lugar onde constará todos os documentos dele enquanto ele estiver prestando serviço à instituição, é onde são organizados todos os documentos referentes ao seu registro. Este tipo de organização serve tanto para documentos físicos quanto digitais.
Currículo, comprovante de escolaridade, certificados, diplomas, certidões, cadastro funcional, registros de ocorrências, dentre outros, são exemplos de documentos que podem compor um assentamento funcional.
QUAL A MELHOR MANEIRA DE ORGANIZAR ESSES DOCUMENTOS FISICAMENTE?
Como já sugerimos antes, no texto “RH e DP: Entenda a diferença e a geração de documentos de cada departamento” (http://backup.proarquivo.com.br/blog/rh-dp-documentos-sistema/), para uma busca simples e rápida dessas pastas, a melhor opção seria uma ordenação por ordem alfabética.
Parece uma dica simples, mas isso diminui consideravelmente o tempo de busca por documentos nessa área, que por sua vez, quando não estão organizados, podem levar dias de procura, muitas vezes até nem serem localizados podendo gerar assim, grandes problemas para a instituição.
Esses documentos podem estar alocados em locais distintos como: caixas, fichários, pastas, armários de aço, estantes de madeira e arquivo suspenso.
É muito importante ter esse tipo de acervo muito bem higienizado, organizado e acondicionado, pois possui um prazo de guarda bastante extenso e muitas solicitações de empréstimos.
ASSENTAMENTO FUNCIONAL DIGITAL (AFD) NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL
O assentamento funcional digital – AFD é um repositório digital dos documentos dos servidores públicos, ele é o que substitui a tradicional pasta funcional física.
O AFD é formado pela digitalização dos documentos pré existentes, fazendo o registro desses dados e devem conter assinatura digital dos documentos digitalizados, conforme portaria normativa n° 9 de 1 de agosto de 2018.
Esse novo instrumento da administração pública traz mais segurança para o armazenamento das informações pessoais dos servidores, além de mais rapidez para o acesso a esses dados.
Texto com a colaboração das arquivistas: Kimberly Lima Oliveira e Giselly Cristina M. Teles
