Qual a diferença de Departamento pessoal e setor de RH?
A maioria das pessoas confundem esses dois setores. Algumas pessoas acham que é uma coisa só (chamando apenas de RH), outras apenas confundem suas atividades. Apesar do público alvo ser o funcionário, esses dois setores possuem atividades bem diferentes dentro da empresa.
A principal atribuição do RH é recrutar e selecionar novos candidatos para a empresa, além disso também é atividade do RH oferecer treinamentos e cursos com o intuito de desenvolver o profissional para fazer suas atividades com mais assertividade e produtividade.
Já o Departamento Pessoal é a área onde o candidato selecionado após uma entrevista de emprego é direcionado para dar início ao seu cadastro dentro da instituição por exemplo. Este setor da empresa fica responsável pela parte burocrática da contratação de novos colaboradores, pagamento de salários, transporte, férias, licença médica ou maternidade, 13º salário, organizar horários, rescisão contratual, gerando assim um grande volume de documentos.
Por que e como organizar os documentos do Departamento Pessoal?
Como vimos, toda documentação do colaborador virá desse departamento. Esses documentos, por guardarem importantes informações dos funcionários, podem ser solicitados em processos trabalhistas e requeridos em fiscalizações e auditorias.
Por sua importância administrativa e jurídica, esses documentos estão entre os elementos do negócio que precisam estar sempre organizados, de forma a propiciar agilidade, segurança e eficiência. Organização deve ser a palavra de ordem nessa área.
Mas como organizar esses documentos?
Uma forma bastante comum e eficaz é a criação de uma pasta funcional onde nela constará todos os documentos do colaborador enquanto ele estiver prestando serviço a instituição. Este tipo de organização, serve tanto para documentos físicos quanto digitais.
Para uma busca simples e rápida dessas pastas, a melhor opção seria uma ordenação por ordem alfabética! Parece uma dica boba, mas isso diminui consideravelmente o tempo de busca por documentos nessa área. Quando não estão organizados, podem levar dias de procura, ou até nunca serem localizados, podendo gerar assim, grandes problemas para a instituição.
Existem também sistemas de gestão específicos e empresas especializadas na terceirização da gestão dos documentos, como a Proarquivo. São grandes aliados para quem busca dar um passo além na organização e logística do acervo empresarial. Isso sem contar nos profissionais de arquivologia, para o suporte técnico ideal que potencializa positivamente os resultados.
Texto com a colaboração das arquivistas: Kimberly Lima Oliveira / Giselly Cristina M. Teles
