Antes de falarmos sobre os motivos para adquirir uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho, vamos entender o que significa o termo.
Um fluxo de trabalho (workflow) pode ser descrito como um conjunto de passos necessários que permite a automatização da movimentação sequencial de documentos, grupo de tarefas sequenciais ou atividades de trabalho envolvidas em um processo de negócios, ou como um conjunto complexo de processos.
O termo gerenciamento de fluxo de trabalho está relacionado ao processo de coordenação das várias tarefas que, coletivamente, constituem o trabalho de uma equipe ou organização e mostra como os processos afetam uns aos outros de acordo com um conjunto de regras, rotas e funções. Assim, o objetivo da gestão do fluxo de trabalho é garantir que os resultados alcançados correspondam aos objetivos definidos.
O software de gerenciamento de fluxo de trabalho por sua vez, fornece a base e a infraestrutura para definir, controlar, implementar e executar com êxito as várias atividades definidas em um fluxo de trabalho. A maioria dos softwares de workflow pode ser integrada a outro sistema como um software de gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
Razões para ter um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho (workflow)
Redução de erros
Um dos principais problemas das rotinas de trabalho manuais é justamente a movimentação de um documento físico de um lugar para outro, na qual ele fica exposto a sinistros e a erros humanos como extravio, dificuldades de localização ou criação e armazenamento excessivo de cópias desnecessárias.
Um bom software de gerenciamento de fluxo de trabalho precisa incluir recursos integrados de rastreio e digitalização de documentos, que garantam o repasse do documento certo de um destinatário para outro, de maneira eficiente e segura.
Custos operacionais reduzidos
Todas as etapas do fluxo de trabalho são mapeadas no sistema workflow, identificando quem é o responsável por cada etapa e o que eles devem fazer.
A digitalização de seus processos diários com o sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho substitui as trilhas de papel pelo digital e garante que você administre uma organização sem atrasos.
O sistema também ajuda a automatizar decisões, exceções, notificações e as partes do seu processo, minimizando erros humanos, diminuindo o tempo de retorno de suas operações diárias e, por sua vez, reduzindo custos operacionais.
Aprovações mais rápidas
O sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho possibilita a integração com ferramentas de assinatura digital ou eletrônica, automatizando, por exemplo, o envio de contratos e acordos aos seus clientes para revisão e assinatura sem a necessidade de gastos com impressão ou locomoção dos documentos, garantindo rapidez e segurança nas negociações.
Responsabilidade aprimorada
O software workflow mostra nitidamente quais tarefas são necessárias, quem deve executá-las e quando a tarefa deve ser concluída.
Quando a tarefa e o objetivo são claramente definidos, a administração não precisa intervir até que seja absolutamente necessário. Isso melhora as relações entre a gerência e a equipe, garantindo maior responsabilidade.
Melhor transparência
O sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho garante que suas equipes possam acessar dados relevantes quando necessário, evitando assim quaisquer obstáculos de comunicação.
Além disso, essa solução permite que as empresas controlem o acesso aos dados com base em funções, garantindo assim uma maior transparência e, ao mesmo tempo, mantendo a segurança e privacidade dos dados.
Conformidade de processos
Com todos os processos mapeados, a conformidade é um dos benefícios mais importantes garantidos pelos sistemas de gerenciamento de fluxos de trabalho. Não há possibilidade de perder uma etapa, enviar e-mail para a pessoa errada ou expor informações confidenciais. Esses sistemas também mantêm um registro histórico de todas as atividades, garantindo assim a prontidão para auditoria.
Colaboração perfeita
Além disso, um sistema de gerenciamento de fluxos de trabalho possibilita que diferentes equipes colaborem sem problemas em uma única plataforma e trabalhem com eficácia, garantindo a eficiência no acesso aos documentos e informações certas sempre que precisar.
Processos otimizados
Com a utilização da ferramenta workflow é possível analisar os processos e identificar gargalos, anomalias e também áreas de melhoria. Ajudando a entender se os fluxos de trabalho devem ser modificados ou se suas equipes precisam ser melhor treinadas.
Ideal para home office
À medida que as equipes adotam novas formas de trabalhar, o software de gerenciamento de fluxo de trabalho permite a colaboração eficaz da equipe e o acesso aos documentos e às informações, independentemente da localização, ajudando a implementar o trabalho remoto de forma estruturada, segura e eficiente, aumentando a produtividade com custos reduzidos.
Melhores práticas para automatizar o gerenciamento de fluxos de trabalho da sua empresa
1. Estabeleça metas claras
Uma das questões mais importantes na implantação de um sistema de gerenciamento de fluxos de trabalho eficaz é entender por que você está fazendo isso. Certifique-se de definir claramente o que você espera realizar automatizando uma tarefa.
2. Comece com um
Em vez de realizar mudanças abruptas nos fluxos de trabalho da sua empresa, comece com um único processo e vá evoluindo de acordo com os resultados alcançados durante o desenvolvimento de implantação, garantindo melhor aderência aos processos.
3. Avalie seus resultados
Certifique-se de manter um acompanhamento dos resultados de seus esforços no processo de automação do gerenciamento dos fluxos de trabalho.
4. Envolva seu pessoal
Ao envolver aqueles que trabalham em cada etapa participante do fluxo de trabalho desde o início, você poderá agilizar o período de transição garantindo maior aceitação e resultados mais eficientes.
5. Esteja sempre melhorando
Acompanhando seus resultados de perto (item 3), você poderá identificar com mais precisão as áreas que precisam de melhorias, poderá ainda realizar testes e posteriormente executar os aperfeiçoamentos com segurança, garantindo a otimização no gerenciamento dos fluxos de trabalho da sua empresa.
Gerencie melhor os fluxos de trabalho (workflow) da sua empresa
Para otimização do gerenciamento de fluxo de trabalho da sua empresa o ideal é contar com ferramentas e tecnologias eficientes que auxiliem no trâmite de todas as etapas. Por isso o Portal de Serviços da Proarquivo conta com módulos e funcionalidades eficazes para facilitar os processos de automação de tarefas e gerenciamento de documentos.
Acelere os processos de negócios e aumente a eficiência operacional da sua empresa com o Workflow da Proarquivo, distribuindo automaticamente arquivos digitais, informações e tarefas entre os funcionários para ação imediata, tudo em ambiente digital, independentemente do local onde se esteja trabalhando.
Pelo sistema é possível também a digitalização e assinaturas digital e eletrônica de documentos, garantindo à sua empresa mais agilidade e segurança no acesso e no compartilhamento das informações nas suas rotinas de trabalho.
Além desses recursos, possibilita ainda a configuração de permissões de cada usuário e o controle de acesso de informações, como também histórico de todos os fluxos de trabalho realizados. Garantindo dessa forma mais segurança aos processos e informações de toda a organização.
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