Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade: O que é e para o que servem?
O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, indicando o código de classificação e relacionando todos os documentos de arquivo produzidos e recebidos por uma Instituição.
Já a Tabela de Temporalidade de Documentos, ferramenta essencial também que auxilia na gestão de documentos, é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental. Entre outras atribuições ela serve para evitar perdas e extravios no arquivo, bem como facilitar a busca de documentos, assim como também indicar o período de armazenamento dos documentos, de acordo com o que a legislação determina.
Uma TTD, deve seguir as normas definidas pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, que foi criado em 1994 e é vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados.
Como esses instrumentos são utilizados?
A elaboração da tabela de temporalidade varia de acordo com as demandas da instituição, por isso é preciso analisar todos os setores da organização, como funcionam, quais documentos produzem e fazer as adaptações necessárias.
A Tabela de Temporalidade Documental deve ser vista como um documento e normativa institucional, principalmente em empresas com grande volume de documentos físicos. Processos de gestão de documentos que não estejam orientados por uma TTD passam por constantes renovações de fluxos de gerenciamento, pois a geração e volume de documentos é exponencial em qualquer segmento de empresa.
Enfim, a TTD é viável para todas as empresas, de qualquer ramo, que gerem uma quantidade elevada de documentos físicos, principalmente instituições públicas.
Por meio da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo, é possível, entre outras análises, saber quanto tempo o documento deve permanecer em sua unidade administrativa ou cessar seu trâmite, quanto tempo este ficará no arquivo intermediário aguardando prazo precaucional, e se ele será eliminado ou guardado permanentemente. A Tabela pode e deve receber informações adicionais conforme as características de cada negócio.
O primeiro critério para atribuição de temporalidade aos documentos é realizar o passo a passo da classificação dos documentos, ou seja, a identificação de cada documento dentro da estrutura organizacional: área fim ou área meio, sua função, sub-função, atividade e tipo documental.
Importância e Benefícios desses instrumentos para a gestão documental:
O plano de classificação, assim como a tabela de temporalidade, são instrumentos que visam evitar falhas e danos no processo de armazenamento dos arquivos. Isso porque através deles é possível avaliar diferentes critérios e monitorar todas as fases de guarda de forma organizada, prática e segura.
Com isso, são obtidos diversos benefícios. Entre eles estão:
- Redução do uso do espaço físico;
- Agilidade na recuperação de dados;
- Eficácia e eficiência no processo de gestão documental;
- Diminuição de custos operacionais;
- Otimização do processo de guarda e destinação final dos arquivos.
Como fazer um plano de classificação e TTD no seu negócio?
A elaboração do Plano de Classificação e TTD terá, como objetivo, levantar as tipologias e definir os processos documentais existentes em cada área, determinando seu prazo de vida útil de acordo com seu valor legal ou gerencial dentro da empresa.
Esta tabela, que segue as normas do CONARQ, será o documento suporte para a racionalização do acervo, e servirá como instrumento para continuidade do processo de gerenciamento do acervo documental.
Percebam como esses dois instrumentos estão interligados, pois o plano de classificação serve para relacionar os documentos a um código e a TTD reúne esses documentos que estão classificados e estipula um prazo de guarda e a destinação desses documentos.
Quer ter esses instrumentos na gestão do seu negócio? Ficou com alguma dúvida? A Proarquivo pode te ajudar nessa missão. Você pode solicitar uma consultoria para elaborar esses instrumentos e também dar continuidade a gestão dos documentos conosco.
Texto com a colaboração das arquivistas: Kimberly Lima Oliveira e Giselly Cristina M. Teles
