Quais documentos encontramos nessas áreas?
Os principais documentos gerados no âmbito escolar são:
- Documentos de matrícula
- Fichas dos alunos
- Projeto Político Pedagógico (PPP)
- Ata de reunião de pais
- Boletim
- Histórico escolar
Já no acadêmico, podemos encontrar:
- Ementas
- Diplomas
- Certificados
- Declarações
- TCC – Trabalho de conclusão de Curso
Esses documentos atestam a trajetória do estabelecimento de ensino, a situação dos seus professores e funcionários, e, principalmente, os fatos que comprovam a vida escolar e acadêmica dos alunos. Daí a importância da gestão documental dentro da instituição se dedicar a fazer adequadamente os trâmites e a guarda desses documentos, pois é de responsabilidade do estabelecimento de ensino, a qualquer tempo, fornecer o documento solicitado.
É necessário guardar todos os documentos escolares e acadêmicos?
A resposta é: Não.
Assim como os documentos administrativos por exemplo, cada documento tem um período de vigência e prazos de guarda para continuar nos arquivos da secretaria da escola ou faculdade. Alguns podem ser descartados após um período, enquanto outros precisam ser mantidos permanentemente na instituição.
Como organizar esses documentos?
Para organizar esses documentos é importante considerar as necessidades de cada instituição. Podem haver diversas formas de organização nesse tipo de arquivo: por data, ordem alfabética, pasta por aluno, tipo de documento, mas, seja qual for, o importante é a organização ser constante, pois, é obrigação da instituição fornecer ao aluno ou ex-aluno, dentro do prazo de guarda, a documentação solicitada por ele.
Nessa perspectiva, podemos destacar algumas dicas para tornar esse processo mais fluido, como o uso de um mobiliário específico, equipamentos organizadores, categorização dos arquivos e a adoção de um sistema de gestão. Podemos perceber ainda, que o uso do papel nas instituições é algo comum, mas, o movimento de recorrer aos sistemas informatizados tende a crescer.
O investimento no uso de tecnologia, pode ser uma grande aliada nessa organização, pois softwares de gestão escolar, por exemplo, permitem fazer upload de todos os documentos e acessá-los quando necessário. Também é possível gerar documentações como certificados, boletins, relatórios, entre outros, além de, utilizar o programa de modo que os próprios alunos tenham acesso rápido às informações. Seja em papel ou virtual, a gestão de forma eficiente se faz primordial tanto na guarda como na recuperação desses documentos.
As instituições podem contar também com os serviços de gestão de uma empresa especialista, como a Proarquivo. A terceirização ajuda os gestores a dedicar tempo nas atividades-fim da instituição.
Gestão dos documentos no âmbito acadêmico
No âmbito do acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior, por exemplo, esse arquivo é composto por um conjunto de documentos que são gerados a partir das atividades que são desenvolvidas dentro dos setores administrativos, tendo início no processo de entrada do aluno, seguido pelo período de permanência na instituição até a conclusão do curso realizado, o que faz com que seja gerado um grande volume documental. Portanto, esse acervo tem como missão custodiar e preservar a memória da instituição a partir da gestão desses documentos, pois neles podem-se encontrar informações importantes para a sociedade, caracterizada pela vida acadêmica de uma pessoa e muitas vezes, um documento contido na pasta de um aluno ou ex-aluno pode ser utilizado como prova em algum processo futuro, seja ele qual for.
Sendo assim, na tentativa de atender os requisitos necessários para o gerenciamento desses arquivos acadêmicos, foi criada a Portaria nº. 1.224 de 18 de dezembro de 2013, que institui normas sobre a manutenção e guarda do acervo acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao Sistema Federal de Ensino.
É possível conferir as recomendações específicas para cada documento na TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES-FIM DAS INSTITUIÇÕES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR – IFES (http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/codigos_tabelas/portaria_n0922011_tabela_de_temporalidade_e_destinao.pdf)
Texto com a colaboração das arquivistas: Kimberly Lima Oliveira e Giselly Cristina M. Teles
